Mehrere Exemplare der Geburtsurkunde beantragen – sinnvoll?

Eine einzelne Geburtsurkunde reicht in der Praxis selten aus. Verschiedene Behörden und Stellen verlangen jeweils ein eigenes Original, das nicht zurückgegeben wird. Wer von Anfang an mehrere Exemplare bestellt, spart sich Folgeanträge und nutzt häufig einen günstigeren Gebührensatz für die weiteren Ausfertigungen.

Warum verlangen Behörden eigene Originale?

Viele Behörden und Versicherungen führen die Geburtsurkunde dauerhaft zu ihren Akten. Sie geben das Original deshalb nicht zurück. Kopien oder einfache Scans werden in vielen Fällen nicht akzeptiert, weil sie keine Beweiskraft im Sinne des Personenstandsrechts haben. Beglaubigte Kopien sind möglich, aber nicht überall zulässig.

Typische Anlässe mit eigenem Bedarf

• Beantragung von Elterngeld
• Beantragung von Kindergeld
• Anmeldung bei der Krankenkasse
• Vorlage beim Arbeitgeber für Lohnsteuerermäßigung und Familienzuschlag
• Beantragung eines Kinderreisepasses oder Personalausweises
• Eheschließung oder Begründung einer eingetragenen Lebenspartnerschaft
• Eintrag im Familienbuch im Ausland

Welche Urkunden für die wichtigsten Familienleistungen benötigt werden, beschreibt der Beitrag Geburtsurkunde für Elterngeld, Kindergeld und Pass.

Kostenvorteil mehrerer Exemplare

Wer mehrere Geburtsurkunden zugleich anfordert, zahlt für jede weitere Ausfertigung in der Regel weniger als für die erste. In vielen Gemeinden liegt der Aufpreis für jedes zusätzliche Exemplar bei rund der Hälfte der ursprünglichen Gebühr. Eine Übersicht der typischen Gebührenhöhen finden Sie im Beitrag Kosten und Bearbeitungszeit 2026.

Mehrsprachige Urkunde gleich mitbestellen

Wer absehen kann, dass die Urkunde auch im Ausland gebraucht wird – etwa für eine Eheschließung, eine Aufenthaltserlaubnis oder einen Schulbesuch – sollte zusätzlich eine internationale (mehrsprachige) Geburtsurkunde nach CIEC-Übereinkommen anfordern. Sie spart in vielen Ländern die separate Übersetzung.

Wie viele Exemplare sind sinnvoll?

Eine pauschale Empfehlung gibt es nicht. Für die typischen Behördengänge nach der Geburt eines Kindes haben sich in der Praxis 3 bis 5 Exemplare bewährt:

• 1 Exemplar für die Elterngeldstelle
• 1 Exemplar für die Familienkasse (Kindergeld)
• 1 Exemplar für die Krankenkasse
• 1 Exemplar für die eigenen Unterlagen
• 1 Exemplar als Reserve, etwa für Reisepass oder spätere Behördenanträge

Spätere Nachbestellung möglich

Selbstverständlich ist eine spätere Nachbestellung jederzeit möglich. Allerdings fallen dann erneut die volle Grundgebühr sowie gegebenenfalls Versandkosten an. Wer einen Behördentermin im Blick hat, sollte zudem die Bearbeitungszeit einkalkulieren.

Beglaubigte Kopien als Alternative?

In Einzelfällen genügt eine amtlich beglaubigte Kopie der Geburtsurkunde, zum Beispiel im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens. Behörden im Sinne des Personenstandsrechts – etwa Standesämter bei Eheschließungen – verlangen jedoch fast immer ein Original oder einen frischen Registerauszug. Bevor Sie eine beglaubigte Kopie anfertigen lassen, klären Sie daher mit der anfragenden Stelle, ob diese akzeptiert wird.

Fazit

Mehrere Geburtsurkunden gleichzeitig zu beantragen ist in den meisten Fällen die praktischere und günstigere Lösung. Wer absehbaren Bedarf kennt – etwa für Eltern- und Kindergeld – spart sich zusätzliche Wege und Wartezeiten. Wie der Antrag im Detail funktioniert, lesen Sie im Beitrag Wo und wie beantrage ich eine Geburtsurkunde?.